メールのマナー実践できてますか?件名・宛名・署名の無いメールが増えています

メールのマナー

先日、起業女子の方々とお会いしたときに、話題になったことがあります。
それは・・・メールのマナーについて。

同じような事態に困っている方が結構いるもんなんだなぁ・・・と、少し驚きました^^;

今更ですが、あなたはメールのマナーを守れていますか?

特に、おうち起業女子の皆さん!
ビジネスとしてのやりとり、正式な場で、メールを送る場合のことを考えてみましょう。

代表的な「困ったメールあるある」としては・・・

  1. 件名が「(無題)」や「○○(名前)です」や「こんにちは(挨拶)」など、内容が推測できない
  2. 本文に宛名(誰宛なのか)が無い
  3. 署名が無い(誰からのメールかわからない)

などがあります。

では、1つ1つ見てみましょう!

 

メールで困った実例

件名が「無題・名前・挨拶」など、内容が推測できない

日々たくさんのメールのやり取りをする中で、件名を見て、だいたいの内容が推測できると「ありがたいなぁ・・・」と思うことがあります。

例えば、「10月26日(月)のレッスンの件」とか、「ホームページ修正の件」など、仕事のことだとパッと見てわかると、見落とすことがありません。

毎日届くメールの中には、迷惑メールもたくさんあります。

まずはそのような不要なメールをザザ~ッと一挙に削除し、大切な要件のメールのみを残して、それから1つ1つメールを開封し、返事をする、というようにしています。

でも、提題のように「○○(名前)です」や「こんにちは(挨拶)」など、まるで迷惑メールのような件名だと、うっかり削除してしまいやすいのです。

 

本文に宛名(誰宛なのか)が無い

ビジネスメールの場合、簡潔さが大事なので、ビジネスレター(手紙)のように、かしこまる必要はないとされています。

でも、せめて最初の行に「○○様」と入れるのは、最低限のマナーです。

もし万一、うっかり間違って、違う人にメールを送ってしまった・・・なんてことがあった場合にも、誰宛なのか書かれていれば、受け取った側も返事のしようがあるというものです。

 

署名が無い(誰からのメールかわからない)

「まさか~!」と思う方もいるかもしれませんね。
でも実は、コレ、本当~によくあることなのです。

LINEのように、名乗らなくても誰が発信しているか、相手がわかるならいいのです。

でもメールの場合、特に携帯(スマホ)からメールを送る場合は、署名の設定が無い場合が多く、メールアドレスから推測しようにも無理!

それでも何とかしよう!と思い、今までやり取りしたことがあるメールアドレスを、1つ1つ照合して探し出そうとするのですが、とっても大変な作業です。

メール本文の内容から「誰」とわかる場合はいいのですが、そうでない場合もすごく多い!(+_+)

最悪の場合、「失礼ですがどなたさまですか?」と意を決してお返事させていただくこともあります・・・。

それでは、どのようにメールを書いたらいいのでしょう?
参考までに、私の場合をご紹介してみます。

 

メールを書くときのおすすめルール(私の場合)

メールの件名の書き方

レッスン予約を貰った場合・・・

件名: 10月26日(月)10時~12時パソコンレッスン ご予約ありがとうございます

月日プラス曜日&時間用件を書く

 

ホームページの仮案デザインができた連絡をする場合・・・

件名: 件名: Jimdoホームページ仮案1(森北)

件名(同タイトルをつける可能性がある場合は通し番号を明記)のあとに、名前を書く

 

メールの本文の書き方

レッスン予約を貰った場合・・・

○○さま
こんにちは、ぴんぽいんとパソコン教室の森北博子です。
このたびはレッスンのご予約をいただき、ありがとうございます。10月26日(月)10時~12時
上記のレッスンのご予約を承りました。

~~~中略~~~

お会いできるのを楽しみにしています。
どうぞよろしくお願いいたします。

森北博子(ranaco)

埼玉・戸田 ぴんぽいんとパソコン教室
blog: http://ameblo.jp/ranaco-pc-school/
HP: http://www.ranaco.net/
E-mail: メールアドレス

 

まとめ

【宛名を書く】(携帯・スマホの場合は略す場合も有)

【簡単なあいさつ】

【誰なのかを名乗る】

【用件】

【〆の言葉】

【署名(名前、連絡先など)】(携帯・スマホの場合は略す場合も有)

メールでのやりとりは、相手の顔が見えないということもあり、ちょっとした思いやり・気遣いで、相手に与える印象が変わってきます。

相手の立場に立って考え、行動すること。
ちょっとした気遣いと、礼儀。

おうち起業だからこれぐらい許されるだろう~・・・ではなく、おうち起業だからこそ、ビジネスマナーをしっかり守ること。

それにより、お客様の信用を獲得できるのではないかな?と思います。

ABOUTこの記事をかいた人

パソコン教室に8年勤務後に独立、2012年6月から自宅にて【ぴんぽいんとパソコン教室】をスタート。おうちサイズで起業をする女性を、パソコン&スマホという分野からサポートできるよう、日々アンテナを張って新しい情報を仕入れ勉強中。ちょっと変わった変なものが好きなB型。趣味はカエル雑貨収集とフィギュアスケート観戦(ちょっと滑れます)。